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Groupe Sélection: Secrétaire – réceptionniste

Groupe Sélection

This is a À-Plein-Temps position in Quebec, QC posted avril 21, 2020.

Détails de l’emploi Description RÔLE ET CONTEXTE : Le secrétaire-réceptionniste est responsable d’assister le directeur dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers.

Il s’assure d’offrir aux résidents un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de la résidence.

Enfin, il effectue des tâches comptables en support au directeur.

RESPONSABILITÉS : GÉNÉRAL Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés par le directeur général; Voir à l’organisation de réunions ou de comités, notamment en convoquant les participants Rédigeant l’ordre du jour, préparant la documentation; Assister aux réunions ou comités et prendre des notes; Rédiger et remettre les comptes rendus aux participants; Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, notes de service, documents; Compiler des données sur Excel : mettre en page des graphiques et des tableaux; Participer à l’établissement de politiques et de procédures/méthodes de travail pour la résidence; Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents; Effectuer différentes tâches cléricales telles que l’ouverture de dossier et les photocopies; Préparer les listes d’anniversaire et de résidents (cartable pompier); Donner un coup de main à la salle à manger lors d’événements spéciaux; Effectuer le suivi des avis de renouvellement; Effectuer un suivi de la satisfaction de la clientèle un mois suivant leur arrivée dans la résidence.

RÉCEPTION / ENTRETIEN MÉNAGER Gérer les remplacements du réceptionniste, de façon à assurer une permanence à la réception; Déléguer des tâches au réceptionniste de fin de semaine/soir et de faire les suivis de ceux-ci; Prendre connaissance des messages inscrits au « cahier de bord » et s’assurer que les personnes concernées aient pris connaissance des notes à leur attention; Coordonner l’entretien ménager dans les appartements : gérer les horaires des employés; Coordonner l’emploi de personnel d’agences privées s’il y a lieu.

SERVICE À LA CLIENTÈLE Accueillir les résidents selon les standards de l’entreprise; Renseigner les clients sur les services offerts; Noter et évaluer les demandes et réquisitions des résidents en fonction des priorités; Référer au directeur les plaintes des résidents, en assurer le suivi; Participer au maintien et au développement de l’expérience client Répondre aux commentaires des résidents (coffrets des résidents).

RESSOURCES HUMAINES Effectuer le traitement de la paie : S’assurer que les feuilles de temps soient remplies selon les normes en vigueur;Remplir et traiter le tableau de paie.

Gestion des dossiers du personnel : Ouverture / fermeture / Mise à jour des dossiers d’employé.

S’assurer de l’intégration du personnel o S’assurer de l’organisation d’une séance de formation sur les mesures de sécurité (tirette) et d’urgence;Commander et gérer la distribution des uniformes.

Effectuer le suivi des adhésions et mises à jour concernant le programme d’assurances collectives offert aux employés; Assurer un suivi des dossiers de CSST.

COMPTABILITÉ Renseigner les résidents sur la procédure du crédit d’impôt; Centraliser l’ensemble des factures reçues à la résidence et remettre pour approbation par le directeur général; Remplir la feuille de modifications au bail sur Excel; Procéder à la perception des loyers, à la facturation, pré-facturation et au paiement pré-autorisé sur Hopem; Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » et des cartes repas mensuelles ; Enregistrer le bilan dans Hopem; Présenter le bilan au directeur de résidence pour obtenir le nombre requis de cartes; Gérer les achats de papeterie et des produits nettoyants : Assurer le respect des budgets alloués; Acheminer es commandes approuvées aux compagnies et faire le suivi; En collaboration avec le chef cuisinier : Informatiser mensuellement l’inventaire de la cuisine et le faire approuver par le chef cuisinier, avant de le faire parvenir au siège social; Faire la compilation du nombre de repas servis via la réception; Assurer que les données précédentes balancent avec celles obtenues via la cuisine.

Gérer les comptes à recevoir; Préparer les bordereaux de dépôt via Hopem et les reçus bancaires; Présenter les dépôts au directeur pour vérification et aller déposer le tout au comptoir bancaire; Remettre les reçus de dépôt au directeur; Percevoir les dépôts d’ordre général via le directeur.

COMPÉTENCES CLÉS : Connaissance d’Hopem (un atout); Maîtrise du français oral et écrit, bonne connaissance de l’anglais; Capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles; Autonomie, discrétion; Souci du travail bien fait; Courtoisie, polyvalence; EXIGENCES DU POSTE : Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique; Cinq (5) ans d’expérience comme adjoint administratif; Maîtrise des logiciels: Word, Excel, Outlook.

REMARQUES : Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, la forme masculine n’est utilisée que pour alléger le texte.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

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